Avantages et processus de la dématérialisation des factures

Les entreprises cherchent constamment à optimiser leurs processus et à réduire leurs coûts. La dématérialisation des factures s’impose alors comme une solution incontournable. En transformant les documents papier en fichiers numériques, les entreprises gagnent en efficacité et en rapidité de traitement.

Cette transition permet aussi de minimiser les erreurs et de renforcer la traçabilité des opérations. La réduction significative de l’utilisation de papier s’aligne avec les objectifs environnementaux actuels. La mise en place de ce système passe par l’adoption de logiciels spécifiques et la formation des équipes, garantissant ainsi une gestion fluide et sécurisée des données.

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Comprendre la dématérialisation des factures

La dématérialisation des factures consiste à passer des factures d’un support papier au support électronique conformément aux exigences légales et à la réglementation fiscale. En France, l’article 153 de la loi de finances 2020 a introduit l’obligation de facturation électronique pour toutes les entreprises assujetties à la TVA, avec une mise en œuvre progressive entre 2026 et 2027.

Les entreprises concernées

• Grandes entreprises
• ETI
• PME
• TPE

La facturation électronique, un type de dématérialisation des factures, permet de simplifier et sécuriser les échanges avec l’administration fiscale et entre partenaires commerciaux. Cette réforme vise à lutter contre la fraude à la TVA, en s’alignant sur les pratiques déjà en place dans divers pays d’Europe.

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Un processus structuré

La mise en place de la dématérialisation des factures implique l’utilisation de technologies avancées, telles que la gestion électronique de documents (GED). Des logiciels comme Zeendoc facilitent cette transition en offrant une solution bas carbone pour la gestion des documents. La GED permet de gérer les accès et les droits des documents, garantissant ainsi la sécurité de leur traitement.

Mathieu Dumasdelage, fondateur de Deltic, souligne l’importance de cette technologie pour les secteurs variés comme les concessionnaires automobiles, le BTP, l’industrie et les services. Grâce à la dématérialisation, ces entreprises réduisent la perte de temps de leurs salariés et améliorent leur efficacité opérationnelle.

Les avantages de la dématérialisation des factures

La dématérialisation des factures offre une multitude d’avantages indéniables pour les entreprises de toutes tailles. En premier lieu, elle augmente la productivité en réduisant le temps consacré aux tâches administratives. Finis les classements laborieux et les recherches interminables. Les documents sont accessibles en quelques clics, permettant aux employés de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

La sécurité des données est renforcée. Les factures électroniques sont protégées contre les risques de perte, de vol ou de détérioration, fréquents avec les documents papier. Les solutions de gestion électronique de documents (GED) intègrent des mécanismes de chiffrement et des systèmes de sauvegarde régulière, garantissant ainsi l’intégrité et la confidentialité des informations.

La gestion des délais de paiement est optimisée. Les factures dématérialisées facilitent le suivi des échéances et la relance des clients, réduisant ainsi les retards de paiement. Cela a un impact direct sur la trésorerie des entreprises, leur permettant de mieux gérer leurs flux de trésorerie.

L’impact environnemental de la dématérialisation est significatif. La réduction de la consommation de papier et des coûts de transport contribue à la protection de l’environnement. Les entreprises diminuent leur empreinte carbone et s’inscrivent dans une démarche écoresponsable, répondant aux attentes croissantes des consommateurs et des partenaires commerciaux.

Le processus de dématérialisation des factures

Comprendre le processus de dématérialisation des factures implique de suivre plusieurs étapes clés, souvent facilitées par des solutions de gestion électronique de documents (GED) telles que Zeendoc. Cette solution bas carbone permet non seulement de numériser les factures, mais aussi de les organiser de manière sécurisée et accessible.

Étapes du processus

• Numérisation : La première étape consiste à convertir les factures papier en format électronique. Cette numérisation peut être réalisée via des scanners ou des applications mobiles spécialisées.
• Indexation : Les factures numérisées sont ensuite indexées. Cela signifie qu’elles sont cataloguées selon des critères spécifiques (numéro de facture, date, montant, fournisseur, etc.), facilitant ainsi leur recherche ultérieure.
• Archivage sécurisé : Les documents indexés sont stockés dans un système GED. La gestion des accès et des droits permet de sécuriser leur traitement et de garantir leur intégrité.
• Piste d’audit fiable : Pour être conformes aux exigences légales, les factures doivent disposer d’une piste d’audit fiable. Cela implique de tracer toutes les opérations effectuées sur chaque document.

Les acteurs du secteur

Plusieurs entreprises, dont Deltic fondée par Mathieu Dumasdelage, sont pionnières dans ce domaine. Deltic aide ses clients, qu’ils soient du BTP, des services ou de l’industrie, à réduire le temps perdu grâce à la dématérialisation des documents.

La gestion électronique de documents (GED) est donc fondamentale pour les services comptables et administratifs. En France, le recours à des solutions comme Zeendoc devient de plus en plus courant, notamment avec l’obligation de facturation électronique introduite par l’article 153 de la loi de finances 2020. Cette réforme concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA, des grandes entreprises aux TPE, et sera généralisée entre 2026 et 2027.

Ce processus permet non seulement de moderniser la gestion administrative, mais aussi de répondre aux exigences fiscales et de renforcer la sécurité des données.